Abstraksi (Sistem Pengaturan Schedule Crew Pada PT. Lion Air)

Abstraksi

Semua Perusahaan dalam industri penerbangan pasti memiliki sebuah sistem yang mengatur jadwal terbang crew dalam hal ini Pilot & Pramugari. Sistem itu diperlukan guna memudahkan mengatur tugas crew dalam menjalankan tugasnya serta memudahkan para crew untuk mengetahui jadwal mereka yang akan dijalankan.

Tugas pengantur jadwal crew yang biasa disebut scheduling crew adalah memberikan jadwal kepada crew yang akan terbang untuk H-1. Sistem untuk mengatur schedule crew pada PT. Lion Air adalah Geneva Operation Management System, yaitu sebuah sistem untuk mengatur bebagai kegiatan operasional dalam perusahaan tersebut. Salah satunya aplikasinya adalah Crew Management System yaitu sebuah aplikasi yang digunakan untuk penjadwalan terbang crew.

Sebenarnya scheduling crew hanya meneruskan penjadwalan crew saja yang sebelumnya memang sudah dibuat oleh Resort Planning yang membuat crew rostering plan (rencana jadwal penerbangan kru). Tugas dari scheduling crew hanyalah memberi tahu kepada crew yang akan terbang dengan cara mengirim sms dengan menggunakan crew sms yang sudah terkoneksi pada sistem Geneva, yaitu apabila kita memasukan nama si crew yang diinginkan maka akan keluar jadwal terbang crew tersebut. Dan apabila belum keluar jadwalnya maka kita harus menginput schedulnya.

Berikut merupakan alur dari system pengaturan schedule crew pada PT. Lion Air:

• Resort Planning membuat crew rostering plan, untuk 1 roster sama dengan 14 hari atau 2 minggu per 1 crew penerbang. Di PT. Lion Air ada kurang lebih 1500 crew penerbang (pilot dan pramugari). Jadi Resort Planning harus meng-input setiap crew tersebut per rosternya sesuai ketentuan yang berlaku.
• Kemudian Resort Planning mem-publish geneva roster ke crew management system minimal 1 hari sebelum tanggal 1 dan tanggal 15 setiap bulannya. Itu artinya dalam satu bulan, geneva di publish hanya 2 kali.
• Setiap H-1 penjadwalan crew, scheduling crew mengirimkan sms kepada crew sesuai dengan roster geneva yang dimiliki crew tersebut, apabila crew tersebut berhalangan atau tidak bisa menjalankan schedule-nya karena suatu alasan, maka scheduling crew harus mencari pengganti crew yang berhalangan tersebut dengan crew lain.
• Setelah penjadwalan terbang crew selesai dan sudah terisi semua jadwalnya, maka Scheduling Crew mem-publish DCR (Daily Crew Rotation) ke semua bagian/departemen yang berhubungan dengan operasional, seperti Bagian Transportasi crew untuk penjemputan crew yang akan menjalankan tugas terbang.

Apabila saat crew penerbang sedang menjalankan tugasnya kemudian terjadi perubahan penjadwalan crew maka scheduling crew harus mengirimkan sms perubahan kepada crew yang dimaksud serta mengedit perubahan tersebut kedalam system, sebenarnya crew tersebut dapat melihat perubahan jadwal mereka melalui internet tanpa harus di sms. Tapi karena kadang banyaknya crew yang kadang tidak bisa membuka melalui internet sehingga sebagai back-up an dikirimlah melalui sms.

Dalam pengaturan jadwal tidak sembarangan diberikan kepada crew, karena mereka memiliki batasan dan aturan yang sudah ditetapkan aturan penerbangan internasional maupun nasional. Sebagai contoh, crew tersebut hanya boleh melaksanakan tugas terbangnya dalam satu minggu maksimal 6 hari kerja kemudian libur. Dalam melaksanakan tugasnya pun seorang crew hanya dibolehkan terbang selama 9 jam. Dan bekerja (Duty) selama 14 jam (sudah termasuk 9 jam terbang). Apabila melampaui batas aturan yang sudah ditetapkan mereka tidak akan bersedia menjalankan tugasnya.

Oleh karena itu betapa petingnya suatu sistem untuk mengatur jadwal crew dalam industri airline karena memudahkan scheduling crew dalam memantau atau memonitor pergerakan crew setiap harinya serta memudahkan para crew itu sendiri untuk mengentahui kemana saja mereka akan terbang dan mengetahui bersama siapa saja mereka terbang.