Abstraksi
Semua
Perusahaan dalam industri penerbangan pasti memiliki sebuah sistem yang
mengatur jadwal terbang crew dalam hal ini Pilot & Pramugari. Sistem itu
diperlukan guna memudahkan mengatur tugas crew dalam menjalankan tugasnya serta
memudahkan para crew untuk mengetahui jadwal mereka yang akan dijalankan.
Tugas
pengantur jadwal crew yang biasa disebut scheduling crew adalah
memberikan jadwal kepada crew yang akan terbang untuk H-1. Sistem untuk
mengatur schedule crew pada PT. Lion Air adalah Geneva Operation Management
System, yaitu sebuah sistem untuk mengatur bebagai kegiatan operasional
dalam perusahaan tersebut. Salah satunya aplikasinya adalah Crew Management
System yaitu sebuah aplikasi yang digunakan untuk penjadwalan terbang crew.
Sebenarnya
scheduling crew hanya meneruskan penjadwalan crew saja yang sebelumnya memang
sudah dibuat oleh Resort Planning yang membuat crew rostering plan
(rencana jadwal penerbangan kru). Tugas dari scheduling crew hanyalah memberi
tahu kepada crew yang akan terbang dengan cara mengirim sms dengan menggunakan
crew sms yang sudah terkoneksi pada sistem Geneva, yaitu apabila kita memasukan
nama si crew yang diinginkan maka akan keluar jadwal terbang crew tersebut. Dan
apabila belum keluar jadwalnya maka kita harus menginput schedulnya.
Berikut
merupakan alur dari system pengaturan schedule crew pada PT. Lion Air:
- Resort Planning membuat crew rostering plan, untuk 1 roster sama dengan 14 hari atau 2 minggu per 1 crew penerbang. Di PT. Lion Air ada kurang lebih 1500 crew penerbang (pilot dan pramugari). Jadi Resort Planning harus meng-input setiap crew tersebut per rosternya sesuai ketentuan yang berlaku.
- Kemudian Resort Planning mem-publish geneva roster ke crew management system minimal 1 hari sebelum tanggal 1 dan tanggal 15 setiap bulannya. Itu artinya dalam satu bulan, geneva di publish hanya 2 kali.
- Setiap H-1 penjadwalan crew, scheduling crew mengirimkan sms kepada crew sesuai dengan roster geneva yang dimiliki crew tersebut, apabila crew tersebut berhalangan atau tidak bisa menjalankan schedule-nya karena suatu alasan, maka scheduling crew harus mencari pengganti crew yang berhalangan tersebut dengan crew lain.
- Setelah penjadwalan terbang crew selesai dan sudah terisi semua jadwalnya, maka Scheduling Crew mem-publish DCR (Daily Crew Rotation) ke semua bagian/departemen yang berhubungan dengan operasional, seperti Bagian Transportasi crew untuk penjemputan crew yang akan menjalankan tugas terbang.
Apabila
saat crew penerbang sedang menjalankan tugasnya kemudian terjadi perubahan
penjadwalan crew maka scheduling crew harus mengirimkan sms perubahan kepada
crew yang dimaksud serta mengedit perubahan tersebut kedalam system, sebenarnya
crew tersebut dapat melihat perubahan jadwal mereka melalui internet tanpa
harus di sms. Tapi karena kadang banyaknya crew yang kadang tidak bisa membuka
melalui internet sehingga sebagai back-up an dikirimlah melalui sms.
Dalam
pengaturan jadwal tidak sembarangan diberikan kepada crew, karena mereka
memiliki batasan dan aturan yang sudah ditetapkan aturan penerbangan
internasional maupun nasional. Sebagai contoh, crew tersebut hanya boleh
melaksanakan tugas terbangnya dalam satu minggu maksimal 6 hari kerja kemudian
libur. Dalam melaksanakan tugasnya pun seorang crew hanya dibolehkan terbang
selama 9 jam. Dan bekerja (Duty) selama 14 jam (sudah termasuk 9 jam terbang).
Apabila melampaui batas aturan yang sudah ditetapkan mereka tidak akan bersedia
menjalankan tugasnya.
Oleh
karena itu betapa petingnya suatu sistem untuk mengatur jadwal crew dalam
industri airline karena memudahkan scheduling crew dalam memantau atau
memonitor pergerakan crew setiap harinya serta memudahkan para crew itu sendiri
untuk mengentahui kemana saja mereka akan terbang dan mengetahui bersama siapa
saja mereka terbang.